Introduktion
Möten, workshoppar och träffar är olika sammanhang där människor möts och interagerar med varandra. Om de här tillfällena är väl förberedda kan det vara helt fantastiskt, skapa en stark involvering och lösa ut många frågor och funderingar. För att få bästa möjliga resultat behöver du planera mötet, workshoppen eller träffen noggrant. Du behöver också vara strukturerad, fokuserad och engagerad.
Möten
Eftersom möten kan ha lite olika karaktär och mål är det viktigt att definiera vilken typ av möte du planerar att genomföra. Här är några exempel på möten.
Informationsmöten
Envägskommunikation där någon/några förmedlar ett eller flera budskap till mötesdeltagarna.
Avstämningsmöten
Deltagarna stämmer av vissa aktuella frågor.
Arbetsmöten
En grupp personer arbetar med en viss fråga för att gemensamt komma vidare i arbetet, till exempel med att ta fram en plan, planera en träff eller göra ett upplägg.
Förhandlingsmöten
Mötesdeltagarna vrider och vänder för och emot i en viss fråga och lägger grunden för ett beslut.
Beslutsmöten
Deltagarna fattar beslut i en viss fråga utifrån ett förberett och bearbetat underlag.
Reflektera enskilt
Vilka typer av möten deltar du på regelbundet? Är det tydligt vilken typ av möte det är du deltar på?
När du leder ett möte, hur arbetar du för att säkerställa att deltagarna har rätt förväntningar och kan förbereda sig på bästa sätt?
Vad skulle du kunna utveckla och göra annorlunda eller mer av?
Workshoppar
Workshoppar fokuserar på att deltagarna tänker och gör saker tillsammans. Under en workshop går gruppen från det kända till det okända, det vill säga börjar med ett definierat problem eller önskat läge och utforskar det utifrån många olika perspektiv. Efterhand ”trattas” frågorna ner till ett resultat som går att ta på och ta vidare. En workshop kan till exempel handla om att lösa ett problem, göra en gemensam arbetsplan eller att framtidsspana tillsammans.
Träffar
En träff kan vara en del i ett utbildnings- eller folkbildningssammanhang. Målet är att skapa ett gemensamt lärande där deltagarna får nya perspektiv, insikter och upplevelser.
Reflektera enskilt
Vilka typer av möten, workshoppar och träffar brukar du medverka på?
Välj ut ett tillfälle som var lyckat? Vad var det främst som gjorde det lyckosamt?
Fundera över ett misslyckat tillfälle. Varför blev det inte bra?
Relationer
Oavsett om du leder ett möte eller en utbildning så handlar det om att leda människor och för att lyckas med det behöver du tänka på relationerna mellan deltagarna. I filmen nedan får du en bild av relationers betydelse och konkreta exempel på hur du kan stärka relationerna mellan dina deltagare.
Tips på förberedelse
Ett sätt att förbereda dig inför ett uppdrag är att svara på följande frågor:
Vad är syftet med den specifika träffen, mötet eller workshopen?
Vad är målet, det önskade resultatet?
Vilka bör och ska medverka?
Vilken är din roll? Är den tydligt beskriven?
Hur kan du bidra på bästa sätt?
Vad behöver deltagarna veta och förbereda innan träffen, mötet eller workshopen?
Hur delaktiga vill du att deltagarna ska vara? Är det möjligt utifrån upplägget och tiden?
Hur ser du till att deltagarna får lika möjligheter att komma till tals och dela med sig av sina tankar, idéer och erfarenheter?
Hur dokumenterar du träffen, mötet eller workshopen?
Hur avslutar du – sammanfattar och summerar – träffen, mötet eller workshopen?
Vad blir nästa steg?
Till din hjälp har vi tagit fram en mall, Förbered inför insats, som du kan använda för att strukturera och planera på ett bra sätt.